Bolag som följer Koden ska ha en valberedning med uppgift att lägga fram förslag till bolagsstämman om val av stämmoordförande, styrelse, styrelseordförande och revisor, ersättning till styrelseledamöterna (fördelat mellan styrelseordförande och övriga styrelseledamöter samt ersättning för eventuellt utskottsarbete), ersättning till revisor och, i den mån det anses nödvändigt, förslag till ändringar av instruktionen till valberedningen.
Instruktion för valberedningen
Antagen av årsstämman den 23 maj, 2024.
Valberedningen ska utgöras av styrelseordföranden och en representant för var och en av de till röstetalet tre största aktieägarna i Rugvista Group AB (publ) (”Bolaget”) baserat på ägarregistrerade aktieägare (ägargrupperade) i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per den sista bankdagen i september varje år eller annan tillförlitlig ägarinformation vid denna tidpunkt.[1] Aktieägare som inte är ägarregistrerade i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken och som önskar utnyttja sin rätt att ingå i valberedningen ska anmäla detta till styrelsens ordförande samt kunna styrka ägarförhållandet.
Styrelsens ordförande ska snarast möjligt efter den sista bankdagen i september varje år kontakta aktieägare enligt ovan. Om någon av de tre största aktieägarna väljer att avstå från sin rätt att utse ledamot till valberedningen, eller annars får anses ha avstått från sådan rätt, ska rätten övergå till den aktieägare som, efter dessa tre aktieägare, har det till röstetalet största aktieägandet i Bolaget. Valberedningsordförande ska vara den ledamot som utsetts av den till röstetalet största aktieägaren, såvida inte valberedningen enhälligt utser annan ledamot. Sammansättningen av valberedningen, med angivande av vilken aktieägare som utsett respektive ledamot, ska offentliggöras på Bolagets hemsida senast sex månader före årsstämman. Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning utsetts.
Styrelsens ordförande ska sammankalla valberedningen till dess första sammanträde och ska vidare, som ett led i valberedningens arbete, för valberedningen redovisa de förhållanden avseende styrelsens arbete och behov av särskild kompetens m.m. som kan vara av betydelse för valberedningsarbetet.
Om aktieägare som utsett ledamot i valberedningen inte längre tillhör de till röstetalet tre största aktieägarna vid en tidpunkt som infaller senast tre månader före årsstämman ska den ledamot som utsetts av denne aktieägare ställa sin plats till förfogande, och den aktieägare som tillkommit bland de till röstetalet tre största aktieägarna ska ha rätt att utse en representant till valberedningen. Om sådan ägarförändring inträffar senare än tre månader innan årsstämman, eller endast innebär marginella förändringar i röstetal ska den redan formerade valberedningens sammansättning inte ändras. Aktieägare som tillkommit bland de till röstetalet tre största aktieägarna till följd av en mera väsentlig förändring i röstetal senare än tre månader innan årsstämman ska dock ha rätt att utse en representant som ska adjungeras till valberedningen.
För det fall ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört, ska ersättare i första hand utses av den aktieägare som utsåg ledamoten och i andra hand av nästa till röstetalet största aktieägare som inte har utsett ledamot. Aktieägare som utsett representant till ledamot i valberedningen har rätt att entlediga sådan ledamot och utse ny representant till ledamot. Ändringar i valberedningens sammansättning ska omedelbart offentliggöras.
All information som valberedningens ledamöter erhåller inom ramen för sitt uppdrag eller annars erhåller av Bolaget ska behandlas strikt konfidentiellt och får inte avslöjas för tredje part innan informationen offentliggjorts. Valberedningens förslag, redogörelser och yttranden ska kommuniceras till Bolaget i skälig tid för att säkerställa efterlevnad av Svensk kod för bolagsstyrning. Inget arvode ska utgå till valberedningens ledamöter. Bolaget ska ersätta skäliga kostnader förenade med utförandet av valberedningens uppdrag.
Valberedningen ska utföra vad som åligger valberedningen enligt Svensk kod för bolagsstyrning.
Denna instruktion gäller till dess bolagstämman beslutar annat.
[1] Aktieägare som har offentliggjort och till Bolaget meddelat att de träffat skriftlig överenskommelse att genom samordnat utövande av rösträtten inta en långsiktig gemensam hållning i fråga om Bolagets förvaltning ska anses utgöra en aktieägare.
Valberedningen kan kontaktas via: nomination.committee@rugvistagroup.com
Rugvista Group AB (publ) – valberedning inför årsstämman 2024 utsedd
Valberedningen i Rugvista har konstituerats i enlighet med bolagets instruktion för valberedning som fastställts av årsstämman. Valberedningen som utsetts inför Rugvistas årsstämma 2024 har följande sammansättning:
- Gunnar Mattsson (representant för madHat AB och ordförande i valberedningen)
- Carl Armfelt (representant för TIN Fonder)
- Martin Benckert (ordförande i styrelsen för Rugvista)
Valberedningens huvudsyfte och ansvar är att lämna förslag till stämmoordförande, styrelse, styrelseordförande, revisor, styrelsearvode med uppdelning mellan ordföranden och övriga ledamöter samt arvode till bolagets revisor. Valberedningen ska vidare om det bedöms erforderligt lämna förslag till ändringar i valberedningens instruktion.
De aktieägare som vill lämna förslag till valberedningen är välkomna att kontakta valberedningen. Årsstämman 2024 kommer att hållas 23 maj 2024. Förslag ska lämnas i god tid före årsstämman och senast den 5 februari 2024 för att valberedningen ska kunna behandla inkomna förslag med tillräcklig omsorg.
Förslag till valberedningen:
Rugvista Group AB (publ), att: Valberedningen, Ringugnsgatan 11, 216 16 Limhamn, Sverige. E-post: nomination.committee@rugvistagroup.com